Sai lầm phổ biến nhất — hầu hết đều có thể tránh được nếu biết trước.
Chuyển từ agency sang client side trong 90 ngày đầu, bạn không chỉ cần biết mình nên làm gì — mà còn cần biết rõ những bẫy cần tránh. Nhiều marketer giỏi mất uy tín từ rất sớm chỉ vì hành động quá nhanh, phán xét vội vàng, hoặc cố thay đổi quy trình khi chưa hiểu đủ bối cảnh nội bộ.
Dưới đây là những cạm bẫy thực tế bạn cần đặc biệt lưu ý để phòng tránh:
1. Tránh đưa ra phán xét quá sớm
Đừng vội vã đưa ra những nhận định mang tính phiến diện như:
1
“Đơn vị quảng cáo đối tác (agency) này làm việc quá yếu.”
2
“Quy trình vận hành (process) này hoàn toàn sai sót.”
3
“Đội ngũ nội bộ (in-house team) làm việc thiếu tính chuyên nghiệp.”
4
“Bộ máy vận hành phía nhãn hàng (client side) xử lý công việc quá chậm chạp.”
5
“Tại sao chúng ta không làm giống như agency đối tác cũ của em?”
6
“Chiến dịch (campaign) trước đây triển khai như vậy là không đúng cách.”
7
“Kế hoạch truyền thông (media plan) này quá cơ bản, thiếu tính đột phá.”
8
“Cách làm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) như vậy chưa thực sự chuẩn chỉnh.”
Có thể những nhận xét của bạn phản ánh đúng một phần thực tế, nhưng việc phát ngôn quá sớm khi chưa nắm rõ bối cảnh sẽ khiến bạn bị đánh giá là thiếu thấu cảm và kiêu ngạo.
Trước khi đưa ra bất kỳ đề xuất thay đổi nào, bạn bắt buộc phải thấu hiểu:
Lịch sử hình thành và lý do sâu xa đằng sau cách vận hành hiện tại.
Rào cản thực tế (constraint) về ngân sách, nhân sự hoặc công nghệ của doanh nghiệp.
Những ai đã từng thử nghiệm thay đổi điều này trong quá khứ.
Lý do vì sao các nỗ lực cải tiến trước đây chưa đi đến thành công.
Áp lực kinh doanh (business pressure) thực tế tại thời điểm đưa ra quyết định cũ.
Nguồn lực thực tế mà đội ngũ đang sở hữu ở hiện tại.
2. Tránh cố chứng minh năng lực bằng cách thay đổi mọi thứ vô tội vạ
Nhân sự mới thường mang tâm lý sốt sắng muốn tạo dấu ấn nhanh chóng. Tuy nhiên, việc cố gắng thay đổi quá nhiều thứ trong 90 ngày đầu tiên sẽ vô tình tạo ra tâm lý phòng thủ từ các bên liên quan (stakeholder) trong tổ chức.
Hãy tuyệt đối tránh việc vội vàng:
Thay đổi đối tác quảng cáo (agency)
Cải tổ toàn bộ quy trình làm việc (process)
Định vị lại nền tảng thương hiệu (brand platform)
Đòi xây dựng nền tảng dữ liệu khách hàng (CDP) đồ sộ
Thay đổi toàn bộ chiến lược truyền thông (media strategy)
Cắt giảm toàn bộ chương trình khuyến mại (promotion)
Cải tổ quy trình phê duyệt (approval flow) toàn tổ chức
Tạo ra quá nhiều biểu mẫu (template) quản lý mới
Tổ chức quá nhiều cuộc họp (meeting) mới không rõ mục đích
Thay vì dàn trải lực lượng làm đảo lộn hệ thống, hãy tập trung nguồn lực chọn ra từ 1 đến 3 thắng lợi nhanh (quick win) có ý nghĩa thực tế để chứng minh năng lực hành động.
3. Tránh lạm dụng kinh nghiệm làm việc tại agency cũ làm quy chuẩn
Kinh nghiệm làm việc tại môi trường agency năng động là một điểm cộng lớn, nhưng đừng biến nó thành thước đo duy nhất và trung tâm của mọi cuộc thảo luận.
Đặc biệt hạn chế lặp lại các câu nói dễ gây mất lòng:
1
“Hồi em còn làm ở phía agency...”
2
“Ở công ty quảng cáo đối tác (agency) cũ của em thường làm thế này...”
3
“Khách hàng (client) trước đây của em làm chuyên nghiệp và hay hơn nhiều...”
4
“Người làm agency nhìn vào là thấy ngay vấn đề...”
Cách diễn đạt này dễ khiến các bên liên quan (stakeholder) nội bộ cảm thấy bạn chưa thực sự thấu cảm và nhập vai một người làm chủ nhãn hàng (client side) thực thụ. Hãy khéo léo chuyển hóa những kinh nghiệm quý giá đó thành thông tin chuyên sâu (insight) thực tế, diễn đạt bằng chính ngôn ngữ kinh doanh và bối cảnh của doanh nghiệp hiện tại.
4. Tránh đối xử với các bên liên quan nội bộ như khách hàng cũ
Tại môi trường agency, bạn được rèn luyện thói quen làm hài lòng hoặc nỗ lực thuyết phục khách hàng phê duyệt kế hoạch. Tuy nhiên, ở phía nhãn hàng, các bên liên quan (stakeholder) nội bộ không hoạt động theo cơ chế đó. Họ là những người đồng nghiệp đồng hành có chỉ số hiệu suất (KPI) riêng, áp lực chi phí riêng và quyền hạn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của dự án.
Đừng tiếp cận họ theo kiểu “thuyết trình (present) để được thông qua (approve)”. Hãy chủ động trao đổi thống nhất (align) để cùng xây dựng cam kết chung (commitment) bền vững.
5. Tránh sa đà vào các cuộc xung đột lợi ích nội bộ quá sớm
Tuyệt đối không vội vàng chọn phe cánh hoặc tham gia vào các cuộc tranh chấp lợi ích kinh điển như: Bộ phận Tiếp thị (Marketing) đối đầu với Bộ phận Bán hàng (Sales), nhãn hàng đối đầu với bộ phận mua hàng (Procurement), hay đội ngũ làm thương hiệu (Brand) đối đầu với bộ phận tài chính (Finance).
Trong 90 ngày đầu tiên, bạn cần giữ vững góc nhìn khách quan, trung lập và luôn đặt hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp lên hàng đầu (business-first). Hãy định vị bản thân là người kết nối giải pháp, thay vì chất xúc tác làm trầm trọng thêm các xung đột sẵn có.
6. Tránh cam kết hoặc hứa hẹn quá mức khi chưa nắm rõ số liệu
Để tạo ấn tượng tốt ban đầu, bạn rất dễ rơi vào bẫy cam kết những mục tiêu quá tham vọng:
1
“Em chắc chắn sẽ cải thiện chỉ số hiệu quả đầu tư (ROI) truyền thông ngay lập tức.”
2
“Em sẽ tái cấu trúc toàn bộ hệ thống CRM để tối ưu hóa hiệu quả.”
3
“Em sẽ chấn chỉnh lại cách làm việc của agency đối tác hiện tại.”
4
“Em cam kết tăng tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate) trên trang sản phẩm.”
5
“Em sẽ thay đổi triệt để quy trình phê duyệt phức tạp này.”
Hãy hết sức thận trọng. Khi chưa nắm chắc hệ thống dữ liệu (data), nguồn lực thực tế và các rào cản ẩn khuất, việc hứa hẹn quá mức sẽ biến thành gánh nặng tự hủy hoại uy tín của chính bạn.
Thay vì hứa kết quả đầu ra, hãy cam kết về mặt hành động:
“Em sẽ tiến hành đánh giá toàn diện (review) hiện trạng, xác định rõ các điểm nghẽn cốt lõi và đề xuất các phương án thắng lợi nhanh (quick win) khả thi nhất trong vòng 30 ngày tới.”
7. Tránh chỉ tập trung vào những đầu việc bề nổi dễ thấy
Những công việc mang tính bề nổi như: ý tưởng sáng tạo (creative), nội dung truyền thông mạng xã hội (social content), kế hoạch truyền thông (media plan), thuê người có sức ảnh hưởng (KOL) hay thiết kế tài nguyên chiến dịch (campaign asset) rất dễ thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, nút thắt thực sự kìm hãm tăng trưởng thường nằm ở những phần khuất dưới mặt nước:
Mục tiêu chiến lược kinh doanh của nhãn hàng chưa thực sự đồng nhất.
Hệ thống kênh phân phối (distribution) gặp nhiều điểm nghẽn.
Hàng hóa trong kho liên tục bị thiếu hụt hoặc đứt gãy.
Tỷ lệ chuyển đổi trên trang thông tin sản phẩm (PDP conversion) quá thấp.
Hệ thống quản trị CRM thiếu quy trình chăm sóc theo vòng đời khách hàng (lifecycle).
Quy trình kiểm soát và theo dõi ngân sách (budget tracking) lỏng lẻo.
Quy trình phê duyệt nội bộ quá cồng kềnh và chậm trễ.
Bản yêu cầu sáng tạo gửi đối tác quảng cáo (agency brief) thiếu rõ ràng.
Các chiến dịch khuyến mại làm suy giảm biên lợi nhuận (margin) nghiêm trọng.
Các chỉ số đo lường không gắn liền với hiệu quả doanh thu thực tế.
Đừng chỉ dừng lại ở việc sửa chữa phần ngọn của vấn đề. Hãy kiên nhẫn tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root cause) để đưa ra giải pháp triệt để.
8. Tránh cô lập bản thân với các phòng ban hỗ trợ
Nhiều nhân sự tiếp thị mới chỉ tập trung xây dựng mối quan hệ với đội ngũ trực tiếp (Marketing, Sales, Agency). Thực tế, những phòng ban "hậu trường" mới chính là những người quyết định chiến dịch của bạn có thể được triển khai trơn tru hay không.
Ngay trong 90 ngày đầu tiên, hãy chủ động kết nối và thiết lập mối quan hệ công việc tốt đẹp với:
Bộ phận Tài chính (Finance)
Bộ phận Pháp lý (Legal)
Bộ phận Mua hàng (Procurement)
Bộ phận Chuỗi cung ứng (Supply Chain)
Bộ phận Công nghệ & Dữ liệu (IT/Data)
Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service)
Nếu bỏ qua các phòng ban này, bạn chắc chắn sẽ vấp phải những rào cản lớn (blocker) về mặt thủ tục, hợp đồng hoặc ngân sách khi bắt tay vào chạy chiến dịch thực tế.
9. Tránh đưa ra phản hồi cảm tính cho đối tác quảng cáo
Dù bạn từng có nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại agency, khi đã đứng ở vị thế nhãn hàng (client), hãy đưa ra những phản hồi (feedback) mang tính rõ ràng, có cấu trúc và dựa trên số liệu.
Tuyệt đối tránh sử dụng những cụm từ mơ hồ, mang tính cảm tính cá nhân:
1
“Ý tưởng này chưa thực sự ấn tượng (wow) lắm.”
2
“Hãy làm cái gì đó khác biệt hoàn toàn đi.”
3
“Nhìn thiết kế này chưa đủ sang trọng.”
4
“Anh/chị cảm thấy không thích phương án này.”
5
“Hãy làm cho chiến dịch này lan tỏa (viral) mạnh mẽ hơn.”
Hãy đưa ra các góp ý mang tính chuyên môn cao dựa trên:
Mục tiêu chiến dịch (Objective) có được đáp ứng hay không.
Độ thấu cảm và mức độ phù hợp với đối tượng mục tiêu (Target Audience).
Sự nhất quán với hình ảnh thương hiệu (Brand Fit).
Sự rõ ràng và dễ nhớ của thông điệp cốt lõi (Message Clarity).
Tính khả thi (Feasibility) về mặt ngân sách, thời gian và công nghệ.
Tác động thực tế đến hoạt động kinh doanh (Business Impact).
Đối tác quảng cáo sẽ vô cùng tôn trọng một người đại diện nhãn hàng đưa ra những phản hồi sắc sảo, thấu đáo và chuyên nghiệp.
10. Tránh ôm đồm và tự làm mọi việc một mình
Nhân sự chuyển từ agency sang thường quen thói quen tự tay xử lý công việc thật nhanh để kịp tiến độ. Tuy nhiên, ở phía nhãn hàng, nếu bạn tự mình làm tất cả mọi thứ, bạn sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái quá tải và không thể tối ưu hóa quy trình làm việc lâu dài.
Hãy học cách:
Chủ động lôi kéo sự tham gia của các bên liên quan phù hợp.
Ủy quyền và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho đội ngũ.
Áp dụng ma trận phân định trách nhiệm RACI để phân định rõ vai trò.
Phát huy tối đa năng lực triển khai của đơn vị quảng cáo đối tác (agency).
Chuẩn hóa quy trình làm việc (process) để hệ thống tự vận hành.
Theo dõi tiến độ dựa trên đầu mối chịu trách nhiệm chính (owner).
Tập trung xây dựng hệ thống lâu dài thay vì liên tục đi giải quyết sự vụ phát sinh.
Làm việc phía nhãn hàng đòi hỏi bạn phát huy tối đa sức ảnh hưởng và khả năng điều phối (influence), chứ không đơn thuần chỉ là kỹ năng trực tiếp thực thi (execution).
11. Tránh cái nhìn định kiến về các cuộc họp
Mặc dù có nhiều cuộc họp không mang lại giá trị thực tế, nhưng ở môi trường nhãn hàng, họp hành là nơi cực kỳ quan trọng để trao đổi thống nhất (align) và thiết lập cam kết (commitment) giữa các phòng ban.
Thay vì trốn tránh hoặc tỏ ra chán nản với các cuộc họp, hãy chủ động nâng cao chất lượng họp bằng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp:
1
Nội dung họp (Agenda) rõ ràng được gửi trước tối thiểu 24 giờ.
2
Xác định rõ quyết định cần đạt được sau cuộc họp.
3
Gửi trước tài liệu đọc trước (pre-read) để tiết kiệm thời gian trình bày.
4
Chỉ định rõ người chịu trách nhiệm triển khai cho từng đầu việc.
5
Ấn định thời hạn hoàn thành (deadline) cụ thể.
6
Gửi biên bản tóm tắt cuộc họp (recap) kèm hành động cụ thể ngay sau khi họp.
12. Tránh bỏ qua yếu tố văn hóa và cơ chế ra quyết định của tổ chức
Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu một bản sắc văn hóa và cách thức vận hành ngầm định riêng biệt:
Ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế (data-driven) hay dựa trên quan điểm cá nhân (opinion-driven).
Tốc độ hành động nhanh chóng hay đề cao tính thận trọng, an toàn.
Cơ chế quản lý tập quyền (centralized) hay phân quyền chủ động cho cấp dưới (decentralized).
Đề cao vai trò chỉ đạo của cấp trên (senior-led) hay tìm kiếm sự đồng thuận số đông (consensus-led).
Khuyến khích chấp nhận rủi ro (risk-taking) hay ưu tiên phòng ngừa rủi ro (risk-averse).
Cách thức giao tiếp trang trọng (formal) hay cởi mở, thân mật (informal).
Mức độ tự quyết tại địa phương (local autonomy) cao hay chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ vùng/toàn cầu (regional/global).
Nếu không dành thời gian quan sát để thấu hiểu văn hóa ngầm này, mọi nỗ lực gây ảnh hưởng và thuyết phục của bạn sẽ rất dễ vấp phải sự kháng cự âm thầm từ hệ thống.
13. Tránh thói quen không ghi chép và đúc kết bài học kinh nghiệm
Trong 90 ngày đầu tiên, bạn sẽ phải tiếp nhận một khối lượng thông tin khổng lồ và rời rạc. Nếu không chủ động ghi chép và hệ thống hóa, bạn sẽ rất dễ bị quá tải hoặc bỏ lỡ những chi tiết đắt giá.
Hãy duy trì một cuốn sổ tay hoặc file cá nhân để ghi nhận:
Thông tin cốt lõi về hoạt động kinh doanh
Đặc điểm của các bên liên quan (stakeholder)
Quy trình vận hành nội bộ cần lưu ý
Đặc điểm năng lực của đối tác quảng cáo (agency)
Những câu hỏi về dữ liệu chưa được làm rõ
Những điểm nghẽn/nỗi đau cốt lõi của doanh nghiệp
Ý tưởng cho những thắng lợi nhanh (quick win) tiềm năng
Các rủi ro vận hành tiềm ẩn
Các câu hỏi còn bỏ ngỏ cần tìm câu trả lời
Đây sẽ là nguồn tài nguyên vô giá giúp bạn tổng hợp thông tin một cách mạch lạc và có chiều sâu trước mỗi buổi họp trao đổi định kỳ với cấp trên trực tiếp (manager).
14. Tránh im lặng hoặc "mất tích" quá lâu
Mặc dù việc lắng nghe và quan sát trong giai đoạn đầu là cực kỳ quan trọng, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn hoàn toàn im lặng và không tạo ra bất kỳ đóng góp nào trong suốt 90 ngày.
Hãy chứng minh giá trị và sự hiện diện tích cực của bạn thông qua các hành động thiết thực:
Đặt ra những câu hỏi sắc bén, gợi mở trong các cuộc họp.
Chủ động tóm tắt và hệ thống hóa lại các nội dung thảo luận phức tạp.
Đưa ra những quan sát thực tế có cơ sở dữ liệu rõ ràng.
Chủ động đề xuất và tự tay thực hiện các thắng lợi nhanh (quick win) quy mô nhỏ.
Đảm bảo tiến độ công việc và phản hồi thông tin (follow up) đúng hẹn.
Đóng vai trò cầu nối giúp làm rõ ràng bản chất của các vấn đề phát sinh.
Chia sẻ những góc nhìn chuyên sâu từ phía đối tác quảng cáo (agency perspective) khi thực sự phù hợp.
Sự im lặng tuyệt đối trong thời gian dài sẽ vô tình tạo ra ấn tượng rằng bạn là người thụ động, thiếu năng lực đóng góp hoặc không thể hòa nhập với tốc độ làm việc chung.
15. Checklist tinh gọn: Những việc cần tránh trong 90 ngày đầu
🛑 Giao tiếp & Ứng xử
- Không phán xét phiến diện khi chưa hiểu rõ bối cảnh và lịch sử của doanh nghiệp.
- Không lạm dụng kinh nghiệm cũ làm quy chuẩn duy nhất để đánh giá quy trình hiện tại.
- Không đưa ra phản hồi cảm tính cho agency; hãy phản hồi có cấu trúc và dựa trên số liệu.
- Giữ thế trung lập, không vội vàng tham gia vào các xung đột lợi ích phòng ban.
🛑 Vận hành & Công việc
- Không vội vã cải tổ hệ thống lớn khi chưa nắm bắt hết các rào cản nội bộ.
- Đừng chỉ tập trung vào đầu việc bề nổi; hãy kiên trì tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ.
- Không ôm đồm tự làm mọi thứ; hãy học cách ủy quyền, điều phối và thiết lập quy trình.
- Không sa đà vào các thắng lợi nhanh vô giá trị, không liên quan đến hiệu quả kinh doanh thực tế.
🛑 Tư duy Quản trị
- Không hứa hẹn hoặc cam kết quá mức khi chưa kiểm chứng đầy đủ số liệu thực tế.
- Không cô lập bản thân với các phòng ban hỗ trợ (Tài chính, Pháp lý, Chuỗi cung ứng).
- Không phớt lờ văn hóa ngầm và cơ chế ra quyết định thực tế của doanh nghiệp.
- Không ngừng ghi chép đúc kết để hệ thống hóa kiến thức và thông tin tiếp nhận.
Tóm tắt
90 ngày đầu ở client side là giai đoạn nền tảng quan trọng nhất. Thay vì cố chứng minh bản thân bằng cách thay đổi mọi thứ hoặc phán xét vội vàng, hãy kiên nhẫn quan sát, tôn trọng cơ chế vận hành đang có, và xây dựng quan hệ từ từ.
3 giai đoạn vàng cần ghi nhớ:
Days 1-30
Lắng nghe để thấu hiểu: Tập trung học hỏi về mục tiêu kinh doanh, chân dung khách hàng và các kênh phân phối cốt lõi.
Days 31-60
Kết nối để đồng thuận: Thấu hiểu quy trình vận hành, cơ chế ngân sách và thiết lập quan hệ chặt chẽ với các phòng ban hỗ trợ.
Days 61-90
Hành động để tạo dấu ấn: Triển khai thành công 1-3 thắng lợi nhanh (quick win) thực tế, đo lường được để khẳng định giá trị.
🔍 Case study: Bài học về sự thấu hiểu nội bộ tại Grab Việt Nam
Một nhân sự cấp cao (Senior Executive) từ môi trường tư vấn quảng cáo đầu quân cho Grab Việt Nam ở vị trí Giám đốc Tiếp thị. Ngay trong buổi họp chiến lược đầu tiên của tháng, chị đã thẳng thắn nhận định trước toàn thể các phòng ban khác: "Quy trình triển khai chiến dịch truyền thông hiện tại của chúng ta đang gặp sai lầm rất căn bản."
- Sự việc diễn ra: Nhận xét về chuyên môn của chị hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, thái độ phán xét vội vã khi chưa thấu hiểu bối cảnh vận hành đặc thù của ngành gọi xe công nghệ đã tạo ra sự tự vệ lớn từ đội ngũ nội bộ. Kể từ đó, mọi đề án cải tổ của chị đều vấp phải sự kháng cự ngầm từ các phòng ban hỗ trợ, buộc chị phải rời Grab sau 6 tháng.
- Bài học đắt giá rút ra: Thành bại không chỉ nằm ở trình độ chuyên môn, mà nằm ở nghệ thuật giao tiếp và hội nhập. Thay vì phán xét trực diện, nếu chị bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi cầu thị chân thành: "Em rất muốn thấu hiểu sâu hơn, bối cảnh đặc thù hoặc dữ liệu nào trước đây đã dẫn dắt chúng ta lựa chọn mô hình triển khai này?" thì kết quả đã hoàn toàn tích cực.
💬 Kịch bản giao tiếp: Say This, Not That
Khi đánh giá hoặc đóng góp ý kiến về quy trình/cách làm việc hiện tại của doanh nghiệp mới:
❌ Đừng nói (Tư duy của người làm Agency)
"Ở công ty cũ của em, quy trình này chạy cực kỳ mượt mà và hiệu quả. Bên mình làm việc như thế này có vẻ chưa chuẩn chỉnh, nên học tập theo cách đó đi."
✅ Hãy nói (Tư duy làm chủ của Client Side)
"Em nhận thấy quy trình hiện tại có thể tiềm ẩn một số rủi ro về mặt tiến độ bàn giao. Dựa trên các tiền lệ thực tế em từng áp dụng thành công, chúng ta có thể thử nghiệm rút gọn bước X này để tăng tốc độ phản hồi được không ạ?"
💡 Chốt lại: Thành công trong 90 ngày đầu tiên không đo bằng việc bạn nói nhiều nhất hay cố gắng đảo lộn mọi thứ nhanh nhất. Đó là việc bạn chứng minh khả năng học hỏi nhanh nhạy, tôn trọng hệ thống, xây dựng sự tin cậy từ tập thể và mang lại những đóng góp thực tế, bền vững.
⚡ Hành động ngay (1-Minute Step)
Hãy tự đối chiếu bản thân với danh sách những việc cần tránh ở trên. Chọn ra đúng 1 thói quen hoặc hành vi mà bạn đang vô tình mắc phải và lên phương án điều chỉnh ngay lập tức trong tuần làm việc này.